Ученик отменил урок в последний момент: брать ли деньги и как договориться заранее

Без двадцати пять приходит сообщение: «Ой, мы сегодня не сможем, извините». Урок в пять. Вы уже подготовились, отказали другому ученику, который просился на это время, а вечер всё равно пропал. Вы отвечаете «ничего страшного, выздоравливайте», и денег за этот час не будет.

Один такой вечер ничего не решает. Но поздние отмены редко бывают по одной. Две в месяц при цене 2 000 ₽ — это 48 000 ₽ в год, почти полгода занятий с одним учеником раз в неделю. И почти никто из репетиторов не знает своей цифры, потому что отмена не оставляет следа: урока не было, записывать нечего.

Сначала посчитайте, сколько вы теряете

Вспомните прошлый месяц и попробуйте ответить, не открывая переписку:

• сколько уроков отменили позже, чем за сутки;
• за сколько из них вы взяли деньги;
• кто из учеников отменяет чаще других;
• сколько раз урок в последний момент отменили вы сами.

Если ответить трудно, это нормально: отмены почти никто не записывает. Прикинуть, во что они обходятся за год, можно в калькуляторе потерь репетитора. Регистрация не нужна.

Почему репетиторы не берут деньги за отмены

Причины понятные, и стыдиться их нечего.

• Неловко. Ребёнок заболел, а вы просите деньги. Кажется, что так выглядит жадность.
• Страшно потерять ученика. Особенно если ученики достались с трудом.
• Правила не было. Требовать оплату задним числом несправедливо, и вы это чувствуете.

Последняя причина главная. Без договорённости любая просьба об оплате звучит как претензия. С договорённостью это просто правило, которое обе стороны знали заранее.

Какие бывают правила

Одного правильного правила нет: многое зависит от того, кто ваши ученики и как часто они болеют. Вот варианты, которые чаще всего встречаются.

Отмена за сутки бесплатно, позже — урок оплачивается

Самое простое: его легко объяснить и легко соблюдать. Минус — строгость. Когда ребёнок заболеет, родители попросят исключение, и решать всё равно придётся вам.

Позже — половина стоимости

Компромисс: разговор мягче, часть денег возвращается. Минус в том, что половина не покрывает пропавший вечер, а долги становится сложнее считать в голове.

Одна-две бесплатные поздние отмены в месяц

Подходит для детей, которые часто болеют: обычная жизнь прощается, постоянные отмены — нет. Минус: нужно помнить, кто сколько отмен уже использовал, иначе правило перестаёт работать.

Оплата вперёд за месяц

Ученик платит за месяц заранее. Отменил вовремя — урок переносится, отменил поздно — урок считается проведённым. Деньги уже у вас, и разговор о них после каждой отмены не нужен. Минус: не все родители готовы платить вперёд, а вам придётся точно вести остаток занятий. Как это делать без путаницы, есть в статье как вести учёт учеников.

Перенос вместо отмены

Если урок можно перенести на ту же неделю, платить не нужно. Ученик не теряет занятие, вы не теряете деньги. Работает, только если в расписании есть свободные окна.

На практике часто удобно сочетание: отмена за сутки бесплатно, позже урок оплачивается, но одна поздняя отмена в месяц по болезни прощается. Такое правило достаточно строгое, чтобы отмены стали редкостью, и мягкое там, где жизнь важнее расписания.

Правило должно работать в обе стороны

Если вы сами отменяете урок в последний момент, ученик не должен ничего терять: следующий урок бесплатно или перенос на удобное ему время. Скажите об этом вместе с правилом. Тогда оно выглядит договорённостью, а не штрафом.

Ещё две вещи лучше обсудить сразу:

• Болезнь. Справок не просите. Просто решите заранее, считается ли болезнь исключением и сколько раз в месяц.
• Онлайн как запасной вариант. Если ученик не может прийти, но может выйти на связь, урок можно провести онлайн, и отмены не будет вовсе.

Как сказать о правиле, чтобы никого не обидеть

С новыми учениками проще всего: правило звучит на первом разговоре, вместе с ценой и расписанием. С теми, кто уже занимается, лучше так:

1. Предупредите заранее, за две-три недели, и вводите правило с первого числа месяца.
2. Напишите, а не только скажите. Короткое сообщение в мессенджере, к которому можно вернуться.
3. Объясните причину одной фразой. Время урока держится для ученика, и поздно освободившийся час уже некому отдать.
4. Не извиняйтесь за правило. Вы не просите одолжения, вы рассказываете, как работаете.

Готовый текст

Поменяйте под себя дату, срок, сумму и исключения. Главное, чтобы правило осталось коротким: длинный регламент никто не дочитает.

Что делать, когда отмена всё-таки случилась

• Ответьте спокойно и коротко. «Хорошо, выздоравливайте! По нашему правилу этот урок оплачивается, можно вместе со следующим».
• Первый раз можно простить, но скажите об этом. «В этот раз не возьму, дальше — как договорились». Молчаливое прощение быстро становится привычкой.
• Не спорьте в переписке. Если родитель не согласен, обсудите голосом. Часто дело не в деньгах, а в том, что про правило просто забыли.
• Запишите отмену. Иначе через месяц вы снова не сможете сказать, сколько их было.

Как понять, что правило работает

Через месяц-два посмотрите на цифры: стало ли поздних отмен меньше и кто по-прежнему отменяет чаще других. Если отмен меньше, правило работает. Если нет, возможно, дело не в правиле, а во времени урока: ученику просто неудобно, и лучше поискать другое окно, чем каждую неделю ждать сообщения.

Чтобы видеть это без тетради, я сделала в Lectier так: при отмене вы отмечаете, чья она, ученика или ваша, и решаете, брать ли деньги за пропуск. В статистике видно, какую долю уроков отменяют ученики, какую вы сами и кто пропускает чаще других. Lectier бесплатный, и узнать свою настоящую цифру можно на двух-трёх учениках.

Коротко

Поздние отмены — тихая и постоянная потеря, которую почти никто не считает. Правило помогает, только если о нём договорились до отмены, а не после. Выберите одно простое правило, напишите о нём ученикам заранее, сделайте его справедливым в обе стороны и через месяц посмотрите на цифры.